الدورة المستندية للمخازن

تُعَد الدورة المستندية للمخازن واحدة من أهم الأشياء التي تهم أي منشأة أو مؤسسة، خاصة وأنها تساعد في تحقيق عدد من الأهداف الهامة، كتحديد النشاط الذي يجب تنفيذه من خلال الإدارة، والتعرف على قيمة الأصول والالتزامات التي سيتم استخدامها في تنفيذ المهام، وفي النهاية يساعد كل ذلك في تمكين الإدارة من إتخاذ القرارات بشكل سليم، بعدما تقوم بجمع كافة البيانات التي تحتاجها الإدارة، وبالتالي الوصول لمستوى الإنتاجية الفعَّال، وفي هذه المقالة على موقع فاستكو سنعرض لكم كل ما تحتاج معرفته عن الدورة المستندية للمخازن.

ما المقصود بـ الدورة المستندية للمخازن ؟

يُقصَد بالدورة المستندية للمخازن مجموعة الإجراءات التي تعكس حركة المستندات داخل المنشأة أو الشركة، وهي تمثل المسارات التي تسير من خلالها وتتبعها الأمور المالية الخاصة بالشركة، وتُعَد الدورة المستندية للمخازن هي المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية، والتي تمر فيها المستندات بعدد من المسارات، بداية من التحرير وصولا إلى التكاليف.

وفي الدورة المستندية للمخازن يجب التحقق من مدى دقة المستندات والبيانات وذلك من خلال فحص صحتها، حيث أنها ستساعد في عمل قيد محاسبي ثم حساب الأستاذ ثم عمل ميزان المراجعة، وصولاً إلى القوائم المالية، وكل تلك الخطوات تتطلب وجود دقة شديدة حتى لا يحدث أي نوع من الخلل في بناء المستندات.

شرح الدورة المستندية للمخازن

حتى تتمكن من تحقيق النجاح لشركتك أو منشأتك فأنت في حاجة إلى الفهم الصحيح للدورة المستندية للمخازن، والتي ستمكنك من إحراز تقدماً في نشاطك، حيث تساعدك الدورة المستندية للمخازن على تقليل التكاليف الخاصة بمنشأتك فضلاً عن توفير الوقت والجهد وعدم إهدار الموارد المتاحة لديك.

وذلك لأنها تتأكد من أن قسم المشتريات الخاص بمنشأتك وآلية إدارة المخازن لديك يعملان في نفس الإتجاه معاً، لذا يمكننا قول أن الدورة المستندية للمخازن هي بمثابة عملية تتيح للمنشأة طلب السلع التي تحتاجها والحصول عليها ثم تخزينها ودفع قيمتها، بعد ذلك تصنيعها وبيعها.

فالدورة المستندية للمخازن تبدأ أولاً بتحليل الاحتياجات والمتطلبات ثم الدفع وحفظ السجلات، وخلال ذلك يتم عمل عدد من الأمور، كأمر شراء أو دفع ثمن السلع مباشرة، أو طرح مناقصات لتشجيع المنافسة، وأيضاً العثور على أفضل العروض من الموردين، وبعد الشراء يتم التخزين، التصنيع، التوزيع، ثم البيع.
اعرف اكثر عن : تقييم المخزون

ما هو الهدف من إعداد الدورة المستنديه للمخازن؟

لعله قد جَال بخاطرك تساؤل هام، وهو ما الهدف الفعلي من إعداد الدورة المستنديه للمخازن؟ فقد ذكرنا سلفاً أن الدورة المحاسبية هي أحد الضروريات التي تحقق العديد من الأهداف، ولكن ما تلك الأهداف تحديداً؟ وإليك عدد من النقاط توضح لك تلك الأهداف بشكل دقيق:

  • تعمل الدورة المستنديه للمخازن على تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ نشاط ما.
  • تساعد الدورة المستنديه للمخازن في جمع البيانات والتقارير اللازمة للإدارة العليا وغيرها من الإدارات الاخرى.
  • تساند الدورة المستنديه للمخازن الإدارة في عملية إتخاذ القرارات بصورة صحيحة وواضحة.
  • تحدد الدورة المستنديه للمخازن العلاقات بين الإدارات المختلفة التي تنفذ نشاط ما.
  • تقوم الدورة المستندية للمخازن بتحديد كافة المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بنشاط محدد.
  • تعرِّف الدورة المستندية للمخازن حركة المستندات بين الإدارات المختلفة.
  • تحدد الدورة المستندية للمخازن توزيعات أصول وصور المستندات بين إدارات المنشأة.
  • تهدف الدورة المستندية للمخازن أولاً وأخيراً إلى تقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية وبالتالي تعزيز ربحية المنشأة أو الشركة.

أنواع الدورة المستندية للمخازن ومهامها

إن الدورة المستندية للمخازن هي المسؤولة عن متابعة وتوثيق كافة المعلومات الخاصة بالسلع الموجودة داخل المخازن، وما يتضمنها من عمليات مستندية أخرى، كالبيع والشراء، كما تهتم أيضاً بضمان تطابق الموجودات الفعلية مع المسجلة ورقياً، مع الرقابة على المخازن، وتنقسم الدورة المستندية للمخازن إلى نوعين، وهما:

  1. الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

وهي التي تكون مسؤولة عن متابعة المستندات الخاصة بعمليات الشراء، وتنقسم المشتريات إلى نوعين، حيث:

  • أ‌) المشتريات غير النمطية: ويُقصَد بها المشتريات التي لا يتم التخطيط لشرائها مسبقاً، وهي التي يتم عمل المستندات الخاصة بها عند طلبها بشكل فوري، ويجدر بنا الإشارة إلى أن القيمة المالية لتلك المشتريات الغير نمطية تُضاف على قيمة المصاريف الأخرى.
  • ب‌) المشتريات النمطية: ويُقصَد بها المشتريات التي تشتريها الشركة بشكل دوري شبه دائم، ويكون هناك قائمة بهذه المشتريات عند أمين المستودعات، وهو نفسه الذي يقوم بعمل تقارير عن الكميات المتاحة والناقصة منها، ومن ثَم تحديد تكلفتها ثم توريدها للمستودعات.

تسلسل الدورة المستندية للمخازن عند استلام البضاعة:

عند استلام بضاعة ما فإن تلك البضاعة تمر بعدد من المراحل حتى يتم استلامها بشكل نهائي، وهذه المراحل يمكن عرضها فيما يلي:

  • يتم إرسال صورة من أمر التوريد إلى المخازن، وذلك بدون وضع أسعار الأصناف عليه، حتى ترسل المخازن إشعار بتلك الأصناف والاستلام المبدئي لها.
  • بعد وصول أصناف البضاعة يتم استلامها ككميات فقط مع إمضاء أمين المخازن على أنه استلم بالفعل تلك البضائع.
  • ثم بعد ذلك تُنقَل تلك البضائع في قسم الفحص والاستلام في المخزن، والذي هو مسؤول عن فحص تلك البضائع والتحقق من مطابقتها لأمر التوريد الصادر من الشركة.
  • يتم تالياً عمل إذن إضافة لتلك البضائع، مع عمل 3 نسخ منه، ثم التسجل في بطاقة لكل صنف من الأصناف الخاصة بالبضائع.
  • يتم إرسال النسخة الأولى من إذن إضافة البضائع إلى مراقبة المخزون، والنسخة الثانية إلى إدارة المشتريات للمتابعة ولتسجيل أنه تم التوريد بالفعل، أما النسخة المتبقية يحتفظ بها أمين المخازن، مع ملاحظة أنه في حالة ما إذا كان التحويل من مخزن رئيسي إلى مخزن فرعي يكون هناك إذن تحويل معتمد.
  • في حالة وجود مرتجعات يتم عمل إذن مرتجع.
  1. الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات:

وهذا النوع يكون متعلق بعمليات البيع التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية، حيث صرف البضاعة إلى العميل أو المستلم، أو صرف البضاعة إلى المخازن الفرعية بالشركة، وهذا ما سنتناوله في الجزء القادم.

أولاً | صرف البضاعة إلى المستلم أو العميل مباشرة:

حتى يتم صرف أية بضائع أو أصناف من المخازن إلى العميل أو المستلم مباشرة يجب أن يتم الآتي:

  • الحصول على إذن صرف من المخازن مُعتمَد من إدارة الشركة و إدارة المبيعات.
  • بعد الموافقة من على إذن الصرف من إدارة الشركة وإدارة المبيعات، يتم عمل إذن الصرف من المخازن – مع عمل نسختين منه – متضمن كافة الأصناف المراد صرفها من المخازن، مع تسجيل التاريخ ورقم إذن الصرف واسم المستلم.
  • وفي النهاية يتم إرسال أصل إذن الصرف ذلك إلى الإدارة المالية، وإرسال صورة منه أيضاً إلى العميل نفسه والمخزن.

ثانياً | صرف البضاعة إلى المخازن الفرعية بالشركة:

بعدما عرضنا تسلسل صرف البضاعة إلى المستلم، يمكننا الآن الإنتقال للتسلسل الخاص بصرف البضاعة إلى المخازن الفرعية بالشركة، حيث أنه يكون كالآتي:

  • في حالة صرف بضاعة محولة من مخزن إلى مخزن آخر تابع للشركة يتم عمل إذن تحويل وارد يتضمن كافة الأصناف الواردة والتاريخ، بالإضافة إلى اسم المخزن الفرعي الذي وَرَد منه البضاعة المُستلَمة.
  • في حالة صرف بضاعة من مخزن إلى مخزن آخر تابع للشركة يتم عمل إذن تحويل صادر يتضمن كافة الأصناف الواردة والتاريخ، بالإضافة إلى اسم المخزن الفرعي الذي تم تحويل البضاعة الصادرة إليه.

الدورة المستندية للمخازن والبضاعة المرتجعة والتالفة:

بعدما عرضنا الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات والمبيعات، يجدر بنا أيضاً الإشارة إلى آخر مرحلة في مرحلة في الدورة المستندية للمخازن هي الجزء الخاص بالبضاعة المرتجعة والتالفة، ويمكن تقسيمه إلى الآتي:

أولاً | البضاعة المرتجعة من العملاء إلى المخزن

في حالة البضاعة المرتجعة من العملاء إلى المخزن يتم عمل إذن إرتجاع أصناف واردة، ويجب أن يتضمن كافة الأصناف المرتجعة إلى المخازن، مع تحديد التاريخ واسم العميل.
اعرف اكثر عن : ادارة المخزون

ثانياً | البضاعة المرتجعة إلى الموردين:

في حالة البضاعة المرتجعة إلى الموردين يتم عمل إذن إرتجاع أصناف صادرة، ويجب أن يتضمن كافة الأصناف المرتجعة إلى المُورِّد مع تحديد كمياتها أيضاً.

ثالثاً | البضاعة التالفة أو الراكدة

في حالة البضاعة التالفة أو الراكدة فإن أمين المخازن يقوم بـ:

  • تجميع كل البيانات عن تلك البضاعة التالفة أو الراكدة، ثم تصنيفها وتسجيلها في كشف جرد خاص، ثم بعد ذلك يُرسَل أصل ذلك الكشف إلى الإدارة العليا للشركة، مع إرسال نسخة منه إلى الإدارة المالية وأخرى للمخازن.
  • تسجيل البيانات الخاصة بكل صنف في كارت الصنف، وذلك من خلال الأذون التي تم إصدارها واستلامها خلال الفترة المالية.
  • إرسال كشف جرد بشكل شهري لإدارة الشركة المالية، ويجب أن يتضمن كافة الأصناف الموجودة بالفعل في المخازن وكميات كل منهما.

 وبعدما أوضحنا لكم أهم التفاصيل الخاصة بالدورة المستندية للمخازن يمكننا التوصل إلى أن التكاليف التي تنفقها أي منشأة لآداء وظائفها تلعب دوراً محورياً في تحقيق نجاحها، وأن الدورة المستندية بشكل عام هي الصميم لعمليات الشراء والمبيعات، والذي يؤثر بشكل كبير على إنتاجية الشركة وقدرتها التنافسية ومدى تحقيقها للأرباح، ويمكن لشركة فاستكو أن تساعدك في إعداد الدورة المستندية الخاصة بمنشأتك، فهي تمتلك نخبة من المتخصصين في تلك الأمور، فإذا واجهتك أي مشكلة فلا تتردد بالرجوع إلى فاستكو.

Open chat