الفواتير

يُعَد الحصول على مدفوعات العملاء في الوقت المناسب أمرًا ضروريًا لأي عمل تجاري، ويشكل نظام الفوترة الفعال الأساس لعملية تحصيل مدفوعات متكاملة ومبسطة، وهو أمر بالغ الأهمية للمحاسبة ومسك الدفاتر أيضًا، ومع التحول الرقمي الهائل الذي يشهده عصرنا الحالي، أصبح هناك إمكانية لتحصيل الفواتير أونلاين، والتي توفر العديد من المميزات الخاصة، كما أنها تعمل على توفير الوقت والجهد وتقليل الخسائر، وفي هذه المقالة على فاستكو سنعرض لكم كيفية تحصيل الفاتورة أونلاين وما المميزات التي تقدمها فاستكو الخاصة بخدمة تحصيل الفواتير أونلاين.

ما هي الفواتير؟

يُقصَد بالفاتورة الورقة أو البيان الذي يوضح المبلغ الإجمالي لتكلفة السلع أو الخدمات التي حصل عليها العميل، تعمل الفاتورة على تغطية المشتريات التي تم إجراؤها أو الخدمات المقدمة خلال فترة زمنية محددة.

إعداد ومكونات الفواتير

تتضمن عملية إعداد الفاتورة عدة خطوات، كتحديد أكواد المنتج، وإعداد أنواع العملاء، وإعداد أنظمة الفوترة، وإنشاء دورات الفوترة،  تتضمن الفاتورة عادةً المكونات التالية:

  • تاريخ الفاتورة.
  • اسم العميل وعنوانه.
  • اسم البائع وعنوانه.
  • العناصر والتسليمات (بكمياتها).
  • سعر الوحدة والخصومات إن وجدت.
  • المبلغ الإجمالي.
  • مكون الضريبة.
  • المجموع الكلي.
  • التوقيعات والتفاصيل المصرفية، إذا لزم الأمر.

تحصيل الفواتير أونلاين

الفواتير

مع التحول الرقمي الضخم الذي يشهده العصر الحالي، بات أغلب ممارسات حياتنا تتم بشكل إلكتروني، وأصبحت عملية تحصيل الفاتورة يمكن أن تتم أونلاين، وعملية تحصيل الفاتورة أونلاين هي بمثابة الإستراتيجية التي يمكن أن تستخدمها الشركات لتحسين تجربة الدفع والشراء لعملائهم،

وذلك من خلال تحصيل المدفوعات عبر الإنترنت، فلن يؤدي ذلك إلى تحسين التجربة فحسب، بل يمكنه أيضًا زيادة المبيعات، المزيد : إدارة المبيعات

ويمكن أخذ المدفوعات عبر الإنترنت مباشرة من حساب مصرفي من خلال بطاقة الائتمان أو الخصم أو من خلال معالج الدفع مثل Stripe أو PayPal.

كيفية تحصيل الفواتير أونلاين

هناك أكثر من وسيلة يمكنها أن تساعدك في تحصيل الفاتورة أونلاين، وإليك أبرز طريقتين

الطريقة الأولى | استخدم منصة معالجة الدفع عبر الإنترنت

وهي بمثابة طريقة تساعدك في جمع المدفوعات عبر الإنترنت باستخدام برنامج ما، وذلك يتم من خلال استخدام برنامج يتكامل مع نظام أساسي لمعالجة الدفع عبر الإنترنت، ويمكِّنك بسهولة تحصيل الفاتورة عبر الإنترنت.

ومن المهم اختيار النظام الأساسي المناسب لمعالجة الدفع عبر الإنترنت حيث لا يتم إنشاء كل شيء على قدم المساواة، لذلك حاول أن تختار نظامًا لا يعيد توجيه عميلك إلى نظام أساسي آخر لإجراء الدفع، بل بدلاً من ذلك يحتفظ به على موقعك طوال عملية الدفع.

فوائد استخدام منصة معالجة الدفع عبر الإنترنت:

سوف تساعدك منصات معالجة الدفع عبر الإنترنت في عملية التحصيل بشكل أفضل، وأبرز مميزات استخدام منصة معالجة الدفع عبر الإنترنت في التحصيل هي:

  • يقلل من عمليات الاحتيال، حيث ستعمل الحماية المضمنة من الاحتيال تلقائيًا على تعليق بطاقة الائتمان أو اختبار بطاقة الائتمان مسبقًا لضمان الدفع.
  • توفير المدفوعات المرنة، والتي ستسمح لشركتك الخدمية بقبول بطاقات الائتمان والخصم و ACH وعشرات من طرق الدفع الشائعة مثل Apple Pay و Google Pay والمزيد باستخدام مدفوعات Stripe.
  • الحصول على تذكيرات تلقائية، حيث سترسل المنصة تذكيرات تلقائيًا، لذلك سيدفع عملاؤك في الوقت المحدد، ولن يكون هناك حاجة لملاحقة العميل للحصول على موعد.
  • الدفع الآمن، حيث ستحافظ المصادقة ذات العاملين على أمان معلومات بطاقة ائتمان العميل والمعلومات الشخصية.
  • عرض الأكواد والقسائم، حيث سستيح لك المنصة إمكانية إرسال الرموز الترويجية والقسائم إلى عملائك بسهولة.

الطريقة الثانية | استخدام برنامج الفواتير

هناك طريقة أخرى لتحصيل الفاتورة أونلاين أو عبر الإنترنت بشكل أكثر فاعلية وهي استخدام برنامج الفواتير للمساعدة في تبسيط عملية إنشاء الفواتير وإرسالها إلى العملاء.

وسيساعد استخدام برنامج الفواتير في أعمال الخدمة على أتمتة المهام اليدوية المرتبطة بفواتير عملائك، وبعض خيارات برامج الفواتير التي يجب مراعاتها هي Xero و Zoho و Invoicely.

فوائد استخدام برنامج الفواتير

سوف تساعدك برامج الفواتير في عملية التحصيل بشكل أفضل، وأبرز مميزات استخدام برنامج الفواتير في التحصيل هي:

  • تقليل الدخل المفقود، حيث أن مثل تلك الآلأية لن تجعلك تقلق بشأن نسيان إرسال فاتورة لعميلك بعد اكتمال الموعد، وبالتالي لن تخاطر بفقدان أي من الدفعات المستحقة لك.
  • توفير آلة دفع متكررة، حيث تقوم برامج الفواتير تلقائيًا بإنشاء فواتير ذات مظهر احترافي وإرسالها إلى عملائك نيابة عنك، كما أنه بعد إرسال الفاتورة، سيرسل البرنامج تلقائيًا تذكيرات بالمواعيد، وبمجرد قيام العميل بالدفع، سوف يقوم بالمتابعة عن طريق إرسال إيصال العميل.
  • إمكانية مراقبة مكان العميل في رحلة الدفع عن طريق إعداد مشغلات لرسائل البريد الإلكتروني في مراحل مختلفة من الدفع؛ على سبيل المثال، يمكنك تلقي إشعارات عند وجود مدفوعات ناجحة أو استرداد.

سياسة تحصيل الفواتير

الفواتير

بالنسبة للأعمال التجارية خاصة الصغيرة، يمكن أن تكون الفوترة عملية شاقة، ونظرًا لكونها جزءًا مهمًا من أي عمل تجاري، فمن الضروري أن يكون لديك نظام فواتير فعال، وحتى تتمكن من عمل نظام فواتير فعال فأنت في حاجة لوضع سيساة واضحة لتحصيل الفواتير، وذلك من خلال التحديد الواضح لشروط الدفع.

حيث يؤدي تحديد شروط دفع واضحة في فواتيرك إلى زيادة احتمالية تلقي مدفوعات سريعة، وباعتبارك شركة، يجب أن تكون على دراية جيدة بكيفية تأثير شروط الدفع على التدفق النقدي، وإذا لم واجهتك أي مشكلة في ذلك يمكنك الاستعانة بفاستكو وتقنياتها الحديثة في عملية تحصيل الفاتورة، إلى جانب خدماتها الأخرى في جدولة الشحنات.

اقرء ايضا عن : القوائم المالية 

ميزة تحصيل الفواتير من خلال فاستكو

تستخدم فاستكو التقنيات الحديثة في الخدمات التي تقدمها، كما أنها توفر العديد من المميزات بشأن عملية تحصيل الفواتير، والتي تعتمد فيها على أتمتة معظم أجزاء عملية الفوترة باستخدام أدوات أو برامج حديثة، وأبرز المميزات التي تتحيها فاستكو عند استخدام خدماتها في تحصيل الفواتير:

  • خيار خاص لعمل الفواتير الضريبية.
  • تحديد المبالغ لكل شحنة على حسب عميل.
  • رفع الحوالات المحولة وحفظها على النظام
  • فاتورة تدعم ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية.
  • و خيارات عديدة تدعم تطوير عملك.

وسينعكس ذلك في النهاية على تسهيل عملك، حيث إتاحة إمكانية الحصول على أموالك بشكل أسرع وأكثر ضماناً، ويمكنك الحصول على نسخة تجريبية من فاستكو بشأن نظام تحصيل الفواتير من خلال تقديم طلب من هنا